A Universidade do Estado do Pará (Uepa) encerrou nesta sexta-feira, 4 de outubro, a capacitação destinada aos coordenadores administrativos e servidores responsáveis por tramitação de protocolo documental. Organizado pela Diretoria de Gestão de Pessoas (DGP) e Coordenadoria de Desenvolvimento de Pessoas (Codepe), o treinamento foi para a utilização do Processo Administrativo Eletrônico (PAE), e envolveu servidores de todos os campi da Instituição.
O PAE é um módulo de um sistema que é utilizado desde 2012 pelo Governo do Estado do Pará. Integra o E-Protocolo, sistema no qual são tramitados os documentos, requerimentos, memorandos, ofícios e outros via internet. Na Uepa, os servidores estavam em processo de treinamento para efetivação do uso do sistema, ainda neste ano.
A capacitação passou por dois momentos, nos quais foram respondidas dúvidas a respeito de tramitação de processos eletrônicos internos e externos da Uepa e instrumentalização dos servidores em relação ao sistema. O primeiro momento foi feito de forma presencial dentro dos cinco campi da Universidade, localizados em Belém, além de departamentos da Reitoria e da Editora da Uepa (Eduepa), enquanto o segundo momento, por meio de videoconferência com os servidores dos outros 16 campi da Uepa.
“Fizemos uma capacitação para familiarizar o servidor. Então, era mais uma abordagem de mostrar como são criados os processos eletrônicos, o passo a passo dos processos administrativos eletrônicos, porque mesmo já implantado há algum tempo na Universidade, a maioria dos setores e usuários não utilizavam”, explicou o facilitador da capacitação e servidor da DGP, Thiago Silva, sobre a necessidade do treinamento do servidor com relação ao PAE.
O PAE funcionará 100% de forma eletrônica, trazendo três vantagens para a Universidade: diminuição do uso de papel, benefícios financeiros, além da efetivação de diretrizes do Programa Uepa Ambiental. Também trará mais segurança no trâmite das informações, assim como, agilidade nos processos e diálogo entre os campi. “Nossa expectativa é alta em relação a reduzir o tempo de tramitação de documentos, pois esperamos conseguir dar celeridade aos processos que ocorrem entre setores da Universidade e assim, dar uma resposta melhor aos interessados, como alunos, professores e técnicos”, afirmou a coordenadora do Campus XX da Uepa, professora Mariana Carneiro, sobre o treinamento que recebeu durante o período de capacitação.
O diretor de Gestão de Pessoas da Uepa, Neivaldo Fialho, explicou a importância do PAE. “Falar disso é muito importante para Instituição, porque esse processo administrativo eletrônico é uma necessidade para Uepa. E ainda tem a questão do meio ambiente, porque os processos hoje são de papel, portanto, a gente vai contribuir ao diminuir todo esse papel por um sistema virtual. Isso só tem a agregar”, contou.
Após o encerremento do ciclo de treinamentos, o próximo passo é a definição de quais documentos passarão a ser protocolocados digitalmente via Processo Administrativo Eletrônico (PAE) e quando será a efetivação deste procedimento na Instituição. Esta etapa será decidida em reunião entre a Pró-Reitoria de Gestão e Planejamento (Progesp) e DGP, ainda este ano.
Para os servidores que ainda não dispõem de cadastro no PAE, estes devem procurar a Coordenação de Protocolo e Arquivo Central da Uepa, na Reitoria, por meio do telefone (91) 3299-2206 para receberem orientações de como proceder para realização de cadastramento.